Как безболезненно перейти на работу с онлайн-кассами и сэкономить десятки тысяч рублей

Как безболезненно перейти на работу с онлайн-кассами и сэкономить десятки тысяч рублей

Сегодня практически весь бизнес должен перейти на работу с онлайн-кассами, чтобы избежать многочисленных проверок и штрафов. По данным Федеральной налоговой службы (ФНС), более миллиона налогоплательщиков в России уже используют новое оборудование. Ещё несколько сотен тысяч предпринимателей должны установить его в ближайшее время. Какая онлайн-касса нужна именно вам и зачем, как сэкономить на её покупке? Ответы на эти и другие важные вопросы читайте в партнёрском материале АН «Между строк» и «1С-PROMONT».  

Что случилось? 

В 2016 году в России внесли поправки в Федеральный закон 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов». После этого многие организации и ИП стали обязаны при оказании услуг населению передавать данные в налоговую службу в онлайн-режиме. Прекратилась регистрация кассовых аппаратов старого образца, и предприниматели начали переходить на онлайн-кассы. Все, кто работает в сферах общественного питания, розничной торговли или занимается продажей подакцизных товаров, используют новое оборудование уже больше года. Другие бизнесмены, оказывающие услуги населению, должны были перейти на него с 1 июля 2019 года. Поправки касаются даже управляющих компаний и ТСЖ.

Отсрочку до 1 июля 2021 года получили лишь те предприниматели, которые выполняют работы самостоятельно или продают товары собственного производства и не имеют нанятых сотрудников.

Завершить реформу по переходу на онлайн-кассы планируется через два года. Самозанятым государство предоставило отсрочку до 1 июля 2021 года. В ФНС надеются, что введение онлайн-кассы позволит легализовать розничную торговлю и сферу услуг, а также увеличить налоговые поступления.

Что такое онлайн-касса и как она работает? 

Онлайн-касса отличается от обычного кассового аппарата тем, что оснащена специальным фискальным накопителем. Он фиксирует все операции, которые проходят через кассу, и в режиме реального времени отправляет данные оператору фискальных данных (ОФД), а тот передаёт информацию в ФНС. Оборудование должно быть подключено к интернету. По сути, онлайн-касса — это та же самая электронная кассовая лента защищённая (ЭКЛЗ), но с дополнительными функциями.

На чеках, помимо стандартного набора реквизитов, печатаются QR-коды. Отсканировав их, покупатель может убедиться, действительно ли его чек был учтён. Кроме того, клиент имеет право попросить переслать ему электронный экземпляр чека в виде смс или email-сообщения. 

Сколько стоит онлайн-касса? 

Цена зависит от модели и функционала онлайн-кассы. Сам по себе фискальный регистратор, подключаемый к компьютеру или планшету, стоит недорого (в среднем 6 тысяч рублей). Но для его работы необходимо установить специальную кассовую программу. К бюджетным вариантам можно отнести кнопочные кассы. Они стоят 11–13 тыс. рублей, но не очень удобны в использовании — могут лишь печатать чеки и передавать данные. Чтобы добавить реквизиты в чек, придётся вызывать за свой счёт мастера. Обслуживание таких машин может влететь вам в копеечку. Кроме того, для работы с маркированными товарами всё равно нужно будет подключать планшет или компьютер.

На 10 или 20 тыс. рублей дороже, но и гораздо удобнее кнопочных касс — смарт-терминалы. Это онлайн-кассы планшетного типа. Они могут считать сумму чека, сдачу, умеют работать с номенклатурой товаров и помогают вести их учёт. Кроме того, к ним можно подключить товароучётную систему, что позволит совершать анализ продаж и упростит контроль над бизнесом. Обновляются такие машины дистанционно, и их обслуживание обходится гораздо дешевле по сравнению с кнопочными кассами.

Деньги понадобятся предпринимателям также на регистрацию онлайн-кассы в ФНС (1500 рублей), установку и обслуживание оборудования и, возможно, обучение персонала работе с новой контрольно-кассовой техникой. Придётся потратиться и на заключение договора с оператором фискальных данных. Например, за лицензию на сервис Астрал.ОФД на 15 месяцев нужно будет заплатить 3,5 тыс. рублей.

А мне потом нужно будет менять фискальный накопитель?

Да. Для разных налоговых режимов предназначены разные фискальные накопители. Срок эксплуатации устройства на основной системе налогообложения составляет 13 месяцев. ЕНВД, ПСН и «упрощёнке» — 36 месяцев. При этом после окончания срока эксплуатации накопитель нужно хранить в течение 5 лет.

Я не хочу покупать онлайн-кассу, чем мне это грозит?

Купить и установить новое оборудование обязаны все предприниматели, которым это предписано законом. В противном случае вы должны будете заплатить штраф. Для индивидуальных предпринимателей он составит 25–50% от суммы, не учтённой в онлайн-кассе, но не меньше 10 тыс. руб. Для юридических лиц — от 75% суммы расчёта и не менее 30 тыс. руб. Малые организации при первом нарушении могут обойтись предупреждением. Но если вы будете нарушать закон постоянно, деятельность бизнеса приостановят на три месяца.

Какая онлайн-касса нужна именно мне?

Старые модели касс не всегда можно доработать, а для некоторых видов техники модернизация будет дорогой. Поэтому лучше купить новое оборудование. Касса обязательно должна быть внесена в государственный реестр контрольно-кассовой техники (там сейчас 175 моделей) и соответствовать последним требованиям законодательства. При её покупке нужно обратить внимание на несколько факторов:

— мобильность бизнеса;

— количество клиентов;

— направление/специфика деятельности;

— возможность подключения к интернету;

— форма налогообложения.  

Если у вас небольшой магазинчик (без продажи алкоголя) или вы занимаетесь доставкой, например, роллов или цветов и обслуживаете в день до 100 покупателей, то лучше приобрести мобильные онлайн-кассы. Такие терминалы, как правило, недорого стоят, заряжаются от прикуривателей в автомобилях. Габариты самых компактных моделей сравнимы с размером двух сложенных ладоней, масса — менее 300 г. У них минимальные требования к техническим характеристикам и возможностям программного обеспечения. Но есть и минусы. Оборудование используется только для печати чеков и имеет низкую скорость работы. В них нет встроенной аналитики и удобных для кассира функций (смешанная оплата, отложенный чек, возможность применения скидки на товар в чеке). Кассы не могут работать с ЕГАИС без дорогих дополнительных устройств и управлять весами, в них невозможно найти товар по наименованию. Для торговли алкоголем, кстати, необходима касса с ЕГАИС.

Если же вы имеете постоянные точки продаж и поток клиентов, вам будет гораздо удобнее пользоваться стационарной онлайн-кассой. Они больше по габаритам, питаются от сети и подключаются к интернету через шнур. Отлично подойдут кассы со скоростью печати чека не более 6 сек. Тем более если к ним можно подключить весы, банковский терминал и сканер штрихкодов.

Если вы продаёте алкоголь или товары, подлежащие обязательной маркировке (духи, сигареты, шины, верхнюю одежду), вдобавок к онлайн-кассе вам понадобится 2D-сканер, который считывает специальные коды, и обновлённое программное обеспечение. В этом случае подойдёт контрольно-кассовая техника, работающая с товароучётными системами. Они позволяют вести аналитику продаж, следить за динамикой, средним чеком, рейтингом ликвидности и размером выручки. Системы помогают автоматизировать многие торговые операции в магазине: закупку товаров, инвентаризацию, контроль неликвидного товара.

Есть смарт-терминалы, в которые, помимо планшета для управления кассой и принтера для печати чеков, также встроены сканер штрихкода, эквайринг и дополнительный экран для покупателя. Без подзарядки такое оборудование может проработать от 10 до 48 часов. Такие умные онлайн-кассы поддерживают большое количество функций, в том числе работу с интернет-заказами, продажу весового товара, отложенный чек. Они могут обмениваться данными с различными популярными платформами, например с «1С».  

Где купить хорошую онлайн-кассу и получить бонусы?

Лучше обращаться в специализированные компании, такие, например, как «1С-PROMONT». Она является партнёром «АТОЛа» — крупнейшего производителя онлайн-касс, который входит в топ-20 рейтинга 100 крупнейших ИТ-компаний России. Такие компании могут подобрать для вас минимальные комплекты оборудования, которые в связке с уже имеющимся планшетом смогут заменить кассовый аппарат. Кроме того, они возьмут на себя работы по постановке онлайн-кассы на учёт в ФНС, установке оборудования. Вас проконсультируют и обеспечат круглосуточной технической поддержкой. Тем предпринимателям, которые обратятся в «1С-PROMONT» до 1 октября 2019 года, установку и регистрацию онлайн-касс в налоговой сделают бесплатно. Для этого нужно лишь назвать промо-код — «Между строк».

Что я выиграю от покупки онлайн-кассы?

Во-первых, вы избежите штрафов. Но есть и другие плюсы. Например, новое оборудование не нужно ежегодно проверять в налоговой службе для регистрации. Также станет необязательным ежегодное обслуживание кассового аппарата. Принимать платежи можно будет как за наличный, так и за безналичный расчёт. При помощи личного кабинета предпринимателям легко проанализировать покупки, сформировать отчёты и стратегию дальнейшего взаимодействия с клиентами. Контролировать работу бизнеса можно удалённо из любой точки мира.

А мои клиенты?

Предполагается, что применение новой контрольно-кассовой техники обеспечит прозрачность торговых операций, позволит снизить возможность продажи фальсификата продукции и поспособствует развитию малых предприятий. И компаниям, и их клиентам не нужно хранить бумажные экземпляры чеков, так как все сведения сохраняются в электронном виде.

9 августа в Нижнем Тагиле открылся уникальный центр «Мой бизнес», специалисты которого будут помогать получать материальную и образовательную поддержку начинающим и опытным предпринимателям со всего Горнозаводского округа. Уже в этом году там планируется организовать семинар или тренинг, посвящённый работе с онлайн-кассами.

«Многие предприниматели ещё не перешли на онлайн-кассы, хотя должны. Мы понимаем, что это непростая тема, которая вызывает множество вопросов. Переход на онлайн-кассы требует сейчас от бизнесменов дополнительных затрат. Но закон необходимо соблюдать, и важно установить именно те кассы, которые подходят, чтобы не пришлось переплачивать дважды. Поэтому мы обязательно организуем образовательное мероприятие, куда пригласим тех, кто уже пользуется новым оборудованием, представителя налоговой. Они ответят на все вопросы, которые сегодня беспокоят предпринимателей, по этой теме», отмечает Сергей Федореев, руководитель представительства свердловского фонда поддержки предпринимательства в Горнозаводском округе.

Информация на правах рекламы